利用捷徑 Shortcuts 和 Numbers 完成 iPhone 自動記帳!內附免費記帳模板!
這篇我們不分享知識,我們分享乾貨!
想必大家都知道記帳的重要性,記帳可以讓我們精確知道我們每一分錢到底花到哪裡。而且良好的記帳習慣不僅有利於我們每個月結束後的覆盤,更是累積財富不可或缺的技能之一。
但有時候我們常常會花了一筆錢結果就忘記記下來,或是覺得很麻煩所以就懶得記。
這篇就是讓我們利用捷徑 Shortcuts 完成在 iPhone 上自動記帳,讓記帳的阻礙小到不能再小,並利用內建程式 Numbers 製作精美圖表!
文章最後有附上免費模板喔~
前言
初衷
我自己其實一開始是用 Notion 記帳,但後來我發現 Notion 有它的限制,包括建立圖表困難、不夠直觀、不同表格間想要溝通非常困難等等。
所以後來開始使用 Apple 自帶的 Numbers,製作自己喜歡的圖表、格式,使用起來也非常順手。
一開始的時候,每花費一筆記帳,我就會記在 Notes 中,一天或一個禮拜下來,再一項一項記到 Numbers 表格裡。
這樣子當然可行,但還是很麻煩,對於記帳還是具有一定的阻礙,根本沒辦法養成習慣。
那我就想啦:「有沒有一種方式可以讓記帳更輕鬆?讓我對每次記帳都很開心呢?」
這就讓我創造出接下來要講的這個自動化記帳法啦!
成果
那廢話不多說,我們就先來看成果!
按個按鍵,輸入價錢、備註,選擇相對應類別後,它就會被根據當前日期自動加進我的記帳表單啦!
是不是非常方便!
接著我們來看要怎麼做到這件事吧~
捷徑 Shortcuts
什麼是捷徑
我們這邊先來快速講一下什麼是捷徑。捷徑是一款 Apple 內建的 app,存在於你的 iPhone、iPad、還有 Mac 中。
捷徑是由一連串「動作」組成,這個「動作」可以是「計時五分鐘」、「打開某應用程式」、「紀錄現在時間」等等。
設定好捷徑後,在未來我們只需要點擊一次捷徑,系統就會幫我們自動執行設定好的一系列動作。
製作記帳捷徑
理解捷徑的功能後,我們就要來製作我們的「記帳」捷徑啦!
如果不在意內部細節的人,點擊 這裡 直接使用我製作好的捷徑就好!(大方如我不貪心的只要求換得一個感謝的留言 XD)
讀取資料第一步當然就是獲取資料啦!我們需要的資料有:
- 當前日期(ex. 3/24/2024)
- 價錢(ex. 10.5)
- 備註(ex. 午餐)
獲取這些資料後,我們就將這些資料儲存到相對應的變數中。
接著,我們要創建一個類別列表。
這個列表讓我們選擇當前的花費屬於什麼類別,我這裡就用食衣住行育樂進行分類。
接著我們要建立一個字典,這個字典的用處在於將讀取到的數字轉化為對應的文字。
比如說如果讀取到的月份資訊為「3」,那麼我們就可以透過這個字典取得對應的「三月」。
這是為了在之後的 Numbers 中選取相對應的表單。
最後一步就是將取得的資料寫入我們的 Numbers 記帳本啦!
在這裡可以看到我們將 「Formatted Date、價錢、類別、備註」,這四個資料插入到「2024」這個 Numbers 文件中的「表單」中的「支出」表格中的「最後一行」。
這裡記得要把「2024」的文件改成自己的文件喔!
成功添加後,就會跳出一個成功添加花費的通知。
Numbers 記帳模板
這裡不是要介紹 Numbers 是什麼,而是介紹這個記帳模板有什麼功能,該如何使用。
如果懶得看介紹,你們也可以直接下載 Numbers 記帳模板 自己動手玩玩看。
在這個模板中,基本上分為兩個部分:
- 各月統計:紀錄每個月的收支情況
- 年度統計:將各月資料做年度統整
各月統計
你會在模板中看到每個月份都有相對應的表單,因此有十二這樣的表單。
在這個表單裡,我們紀錄每次的收入細項、花費細項、預算、以及基本統計數據。
基本上可以依照分割線分為左中右三個區塊。
第一區塊(左)在這一區塊,我們需要紀錄每次的收入以及花費細項,並選擇相對應的類別。
而這裡的資料也是所有圖表跟統計資料的核心來源,因此要好好對待~
在這個區塊中,我們會看到當月的收入以及支出統計,表格中的數字都是自動會產生的不用動它。
唯一需要去改動的在於你們自己對每個類別的「預算」。
這一區塊就是統計了收入與支出的總和、收支狀況、以及要拿多少錢去做投資。
在這個模板中,「預算」就是收入的一半,「投資」則佔了「收支」的六成。當然你們可以隨自己想要去調整公式。
另外我們也將各類別的預算以及實際支出用長條圖顯示出來,一眼看出哪一個類別的支出超過了預算範圍。
年度統計
這個表單所生成的數字以及圖表完全是自動的,不需要任何的手動。
在這個表單裡,我們會看到一整個年度的各類統計數據及圖表,總共有四類:
- 收入統計
- 支出統計
- 投資統計
- 每月收支統計
在這個表格中,我們可以對每個月的收入總數以及個別種類的數字一覽無遺。
在這份模板中,收入只有「💰 月薪」以及「🧧 獎金」,你完全可以再額外多加新的項目,比如說「被動收入」。
在這個表格中,我們可以看到每個月各類別的花費,各類別合計的花費、以及其比重。
和收入統計相同,如果你想要,你也可以增加或減少類別。
這個表格顯示了每個月花在投資方面的金額。
目前只有「💲 股票」,你也可以增加「虛擬貨幣」等其他類別。
這個表格則展示了每個月的收入、支出、收支、以及投資的總金額,並利用折線圖表示。
這讓我們可以一眼看出可能哪個月的花費突然暴漲等問題。
FAQ
找不到「支出」表格
有很多人跟我反應當他嘗試使用捷徑時,捷徑會回報找不到「支出」表格的錯誤。
這是因為每個人手機預設的日期不同,我已經更新捷徑解決這個問題了,現在重新下載一下捷徑就好囉!
p.s. 感謝 Peggy Wang 提供的協助!
紀錄收入
我自己只會拿捷徑來紀錄花費,其他的資料比如說收入或是投資我就會自己手動去用。
但有讀者詢問該如何建立收入的捷徑,所以我就另外做了一個放上來,想用的人就自己拿去用吧!
只是有一個地方記得要更改,請到 numbers 中的「收入」表格的「類別」欄位設定為「從空白文件開始」。
否則類別不會被改變喔~
總算可以成功使用了.大感謝
太棒了!希望你用得開心!
感謝分享~
謝謝你的支持!
請問我的畫面會顯示,無法在此畫面中找到捷徑,有按更新也一樣
你可以點進捷徑裡再運行一次,然後看是哪個步驟出現錯誤。
這樣應該可以很好的解決問題~
如果依舊沒辦法的話歡迎來信喔!
你應該是少了加入number這個動作.因為我原本失敗的原因就是這樣
感謝你的無私奉獻,我最近就是找類似你的記帳方式,自己摸索了好多個小時都苦無結果,感謝你的教學讓我成功能利用捷徑功能來記帳,真的是太棒了,謝謝你 :)
謝謝你的支持!
這就是我繼續前進的動力!
謝謝分享😊
希望有幫助到你!
想問捷徑最後會開啟numbers APP的部分有辦法不要開啟嗎 謝謝
很可惜手機上的沒有辦法,電腦上的才可以。
這是Apple有待改進的地方…
謝謝你的教學與分享
非常謝謝你的支持!
看到這個之後,真的是很實用
我也想問一下,如果記錄嬰兒 喝奶時間,以及多少ml,要怎麼樣在number and 捷徑設置呢
謝謝你的支持!
那你可以直接拿我的numbers和捷徑模板,把多餘的表格刪掉,然後再到捷徑裡設置相對應的變數就可以囉!
應該是非常簡單的!
非常感謝你的大方分享👍🏻
真得能解決記帳的惰性🥹
請問下載numbers 模板
重複下載多次
出現這樣的畫面
請問是正確的嗎?還是我遺漏那個步驟
感謝你抽空回覆
非常高興可以幫你解決習慣問題!
這樣的畫面是說就不能下載了嗎?
我看這樣感覺沒問題啊XD
你好,我自己改了表格,但也出現了找不到「支出」表格的問題,不知道該如何解決~
那改表格前有成功過嗎?
如果有成功過的話,你可能要告訴我你改了什麼我才能幫到你喔~